¿Buscas oficinas? Mira cuánto ocupa una persona por m2

Saber cuánto ocupa una persona por m2 es muy importante. Cuando no se planifica bien el espacio, se comprometen 3 pilares del entorno laboral: la eficiencia operativa, la comodidad de los colaboradores y el cumplimiento de las normativas legales. Este tema es aún más complejo si estás en proceso de renta de oficinas, pues cada metro cuadrado tiene un impacto directo en tus costos y en la productividad de tu equipo.

Lo cierto es que muchas empresas —incluso con años en el mercado— no tienen claro cuánto espacio necesita realmente una persona para trabajar de manera cómoda y eficiente. Entonces, si estás evaluando la renta de oficinas o estás diseñando un nuevo espacio de trabajo, seguramente te estás haciendo esta pregunta: ¿cuántos metros cuadrados necesita una persona para trabajar cómodamente? En esta nota te lo vamos a responder.

¿Cuánto ocupa una persona por m2 en una oficina?

Cuando estás evaluando la renta de oficinas, una de las primeras preguntas que surge es: ¿cuánto ocupa una persona por m2? La respuesta puede variar según múltiples factores, pero existen lineamientos generales que te ayudan a tomar decisiones para tu empresa.

• Estándares internacionales y recomendaciones: De acuerdo con normativas internacionales y recomendaciones de organismos como la BCO (British Council for Offices) y la normativa europea UNE-EN 13714, una persona necesita entre 8 y 12m² en una oficina. Este rango depende del tipo de actividad que realice, el nivel jerárquico y la necesidad de herramientas físicas o tecnológicas.

• Puestos operativos o de back office: pueden funcionar bien con 8m² por persona.
• Puestos administrativos o ejecutivos medios: suelen requerir entre 10 y 12m².
• Directivos o cargos gerenciales: podrían necesitar más de 12m², especialmente si tienen reuniones frecuentes dentro de su propio despacho.

Cuando evalúes la renta de oficinas, ten en cuenta estas cifras como base para proyectar cuánto espacio necesitas de forma realista. Saber cuánto ocupa una persona por m2 te ayudará a evitar espacios saturados o, por el contrario, subutilizados.

Espacios abiertos VS oficinas cerradas

No todos los metros cuadrados se perciben igual. El diseño del espacio también influye en cuánto ocupa una persona por m2 de manera funcional.

• Oficinas abiertas: Optimizan el uso del espacio, permitiendo incluir más estaciones de trabajo en menos metros cuadrados. En estos casos, se puede reducir el espacio a unos 6-8m² por persona. Pero hay que considerar posibles desventajas como mayor ruido, distracciones y menor privacidad.

• Oficinas cerradas o individuales: Requieren más espacio por persona, ya que implican divisiones físicas, salas de reunión internas y, en muchos casos, almacenamiento personal. Aquí el espacio se eleva fácilmente a 10-14 m² por colaborador.

Cuando estás en el proceso de la renta de oficinas, debes evaluar si tu cultura laboral favorece la colaboración o la concentración individual. Eso incidirá directamente en cuánto ocupa una persona por m2.

Factores que influyen en la cantidad de metros cuadrados por persona

El cálculo del espacio no puede ser uniforme para todas las empresas. Debes considerar:

• Tipo de trabajo: tareas creativas, administrativas o técnicas demandan distintos niveles de concentración y herramientas, lo cual modifica cuánto ocupa una persona por m2.

• Nivel de interacción: equipos que necesitan constante colaboración pueden beneficiarse de layouts más densos, mientras que trabajadores que manejan datos sensibles o necesitan enfoque requieren espacios más amplios o privados.

• Tecnología y mobiliario: oficinas digitales o “paperless” tienden a requerir menos espacio de archivo o escritorios más pequeños, lo que reduce el total de m² necesarios. En contraste, si se usan múltiples monitores o estaciones técnicas, el espacio crece.

Al contemplar la renta de oficinas, integrar estos elementos en tu análisis te permitirá dimensionar de forma efectiva cuánto espacio vas a necesitar.

El impacto del espacio en la productividad y el bienestar laboral

Cuando se habla de cuánto ocupa una persona por m2, muchas veces se piensa solo en números o cálculos por metro cuadrado. Sin embargo, este dato también tiene un impacto directo en el bienestar emocional, la eficiencia del equipo y la cultura laboral.

Tener un entorno con el espacio justo por persona favorece el equilibrio mental. Un espacio bien distribuido ofrece:

• Sensación de control y privacidad: Evitar el hacinamiento ayuda a reducir la fatiga mental y el estrés. Cuando cada persona sabe que tiene su lugar y no está invadiendo el de otro, la tensión diaria disminuye.

• Mayor colaboración natural: Contrario a lo que se cree, los espacios amplios no aíslan; bien diseñados, permiten una mezcla armónica entre trabajo individual y puntos de encuentro para el intercambio de ideas.

• Fluidez de movimiento y energía positiva: La libertad para desplazarse sin obstáculos ni incomodidad genera un ambiente más dinámico.

Espacios sobreocupados: Ruido, distracciones y menor satisfacción

Reducir metros cuadrados por ahorrar costos puede parecer una buena idea en el corto plazo, pero las consecuencias impactan directamente la productividad:

• Ruido excesivo: Cuando se superan los límites de ocupación recomendados, el sonido de conversaciones, llamadas y equipos se multiplica. Esto reduce la capacidad de concentración, lo que lleva a más errores y retrasos.

• Distracciones constantes: La proximidad extrema entre estaciones de trabajo genera interrupciones visuales y auditivas. El resultado: menor calidad en las tareas realizadas.

• Desmotivación y rotación de personal: Trabajar en espacios saturados genera insatisfacción, lo cual puede traducirse en más ausentismo o incluso renuncias.

De hecho, algunas empresas han mejorado sus resultados gracias a una buena planificación del espacio:

• Oficinas tipo “activity-based working”: permiten que cada persona elija dónde trabajar según la tarea del momento. Estas oficinas están zonificadas con áreas para concentración, colaboración y relajación, manteniendo un promedio de 10-12 m² por persona.

• Diseños biofílicos: incorporan plantas, luz natural y mobiliario ergonómico para aprovechar cada metro cuadrado en función del bienestar. Además de mejorar la productividad, estas oficinas tienen la capacidad de reducir el estrés.

• Distribuciones híbridas: combinan espacios abiertos con salas silenciosas o booths individuales. Aquí, saber cuánto ocupa una persona por m2 te ayuda a balancear colaboración con enfoque.

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